3 Tipps für eine erfolgreiche Helfer:innen-Rekrutierung
Die Herausforderung im Volunteer-Management einer Veranstaltung besteht darin, genügend Helferinnen und Helfer zu finden und diese effizient einzuteilen. Dank einem ganzheitlichen Ansatz bei der Administration der Volunteers kann ein reibungsloser Ablauf des Events garantiert werden. Im Hinblick auf die Volunteer Legacy und damit einhergehend soziale Nachhaltigkeit sind dabei zufriedene Volunteers zentral.
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Die erfreulichen Nachrichten zuerst: Es finden wieder zahlreiche Sportevents mit vergleichsweise wenig Einschränkungen statt. Das lässt die Herzen nicht nur der Veranstalter, sondern auch die der Zuschauerinnen und Zuschauer höherschlagen. Mit der steigenden Anzahl Events braucht es auch wieder eine Vielzahl von Volunteers, welche die Austragung in den meisten Fällen erst möglich machen. Die Wertschöpfung, welche die freiwilligen Helferinnen und Helfer generieren, kann nicht genügend unterstrichen werden. Bei vielen – auch namhaften – Events lässt sich bei der Rekrutierung jedoch aktuell eine gewisse Zurückhaltung bei den Volunteer-Anmeldungen verzeichnen. Dazu kommen weiterhin kurzfristige Absagen aufgrund von Krankheit oder Präventivmassnahmen. Dieser Umstand stellt eine Herausforderung für die Events im Allgemeinen und insbesondere für die Helferverantwortlichen dar. In diesem Artikel wird der Frage nachgegangen, wie die Rekrutierung der Volunteers für Events erfolgreich gestaltet werden kann.
1. Früh beginnen
In der Vergangenheit konnten Volunteers innerhalb weniger Monate rekrutiert werden. Heute geht Swiss Volunteers davon aus, dass es sinnvoll ist, Möglichkeiten für Helferinnen und Helfer so früh als möglich zu signalisieren. Für einen grossen Event (> 1 000 Volunteers) wird deswegen geraten, die Anmeldung spätestens ein Jahr vor dem ersten Einsatz zu öffnen. Kleinere Events mit weniger Helfer:innen-Bedarf tun gut daran, ein halbes Jahr vor der Austragung mit der Rekrutierung zu starten. Über die Plattform von Swiss Volunteers ist es möglich, einen Event innerhalb weniger Minuten zu publizieren. Dafür reicht es, die wichtigsten Informationen zum Event und zu den anfallenden Volunteer-Einsätzen zur Hand zu haben. Eine Publikation dient der Information von interessierten Helferinnen und Helfer. Die Anmeldung kann in der Folge ebenfalls mit wenigen Klicks geöffnet werden.
2. Kommunikation hilft
Steht das Anmeldeformular erst einmal, sollen potentielle Volunteers auch davon erfahren. Kommunikation über alle Kanäle ist dabei der Schlüssel. Die Einsatzmöglichkeiten inklusive deren Spezialitäten und Gegenleistungen sollen an zukünftige Helferinnen und Helfer getragen werden. Über die Plattform von Swiss Volunteers wird etwa ein öffentlicher Link erstellt, welcher auf ein Eventprofil und das Anmeldeformular führt. Obwohl ein Event in den Eventlisten auf der Plattform sowie auf der Website von Swiss Volunteers publiziert wird, ist eine Kommunikation durch die Organisation der Veranstaltung von hoher Wichtigkeit. Die für Volunteers zuständige Person kann dabei in Zusammenarbeit beispielsweise mit dem oder der Kommunikationsverantwortlichen oder OK-Mitglieder des Events für grösstmögliche Aufmerksamkeit zugunsten der Volunteer-Möglichkeiten sorgen. Beispiele für Massnahmen diesbezüglich sind etwa die Veröffentlichung der Volunteer-Anmeldung über die Website des Events oder über einen Newsletter-Verteiler einer Event-Organisation. Swiss Volunteers unterstützt Helferverantwortliche bei der Rekrutierung durch eigene Kommunikationsmassnahmen wie etwa Webartikel, Newsletter-Beiträge oder Social Media Posts. Dabei profitieren Veranstaltungen von über 60 000 registrierten Nutzerinnen und Nutzer von Swiss Volunteers.
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3. Netzwerk nutzen
Potentielle Volunteers finden sich am besten im engen Umfeld einer Event-Organisation. Mitglieder, Angehörige von Mitgliedern, Fans sowie Zuschauerinnen und Zuschauer bilden dafür die geeignetste Zielgruppe. Es handelt sich dabei um Personen, welche bereits ein persönliches Interesse zum Anlass aufweisen und sich mit grosser Wahrscheinlichkeit auch für einen Helfer:innen-Einsatz begeistern können. Aus diesem Grund soll das Anmeldeformular an möglichst viele Personen geraten. Dabei können sämtliche Beteiligte einer Event-Organisation miteinbezogen werden, damit sich das erreichte Netzwerk vergrössert. Eine weitere Möglichkeit ist die Zusammenarbeit mit Vereinen. Viele Veranstaltungen zählen auf die Unterstützung von Sport- und Kulturvereinen aus der Region. Dabei bilden die Gegenseitigkeit der Hilfe sowie eine mögliche Gewinnbeteiligung im Verhältnis zu den geleisteten Einsatzstunden tolle Argumente für eine Zusammenarbeit. Eine Kontaktaufnahme mit Vereinen aus dem nahen geografischen oder sportlichen/kulturellen Umfeld bietet sich deswegen in den meisten Fällen an. Die Plattform von Swiss Volunteers ermöglicht die einfache Administration von Helfergruppen und bietet den optimalen Überblick über deren eingeteilte Einsätze und geleistete Stunden.
Finde noch heute die Volunteers für deinen nächsten Event!
Wer früh beginnt, Kommunikation optimal einsetzt und das bestehende Netzwerk zu seinen Gunsten nutzt, dem steht in der Helfer:innen-Rekrutierung nichts im Weg. Aktuellen Herausforderungen wie Zurückhaltung und kurzfristigen Absagen kann mit den oben genannten Tipps entgegengewirkt werden. Bei weiteren Fragen zur Rekrutierung von Volunteers für deinen nächsten Event steht dir die Geschäftsstelle von Swiss Volunteers gerne zur Verfügung. Willst du noch heute mit der Rekrutierung deiner Volunteers beginnen? Hier gelangst du zur Plattform von Swiss Volunteers, wo du in wenigen Minuten deinen Event erstellen kannst: Swiss Volunteers Plattform